郑坚江:不懂信息化的员工,不能当干部!

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　　大多数企业的老总，总是这样对员工说：“咱们要上信息化啦，大家多配合。”

　　奥克斯集团董事长郑坚江则会说：“不懂信息化的员工，不能当干部！”

　　他并非说说而已。

　　仅今年1-12月份，在奥克斯的中高层干部中，因不会熟练操作ERP或对信息化工程推动不力而被降职的就有6人、被降薪6人、被调离工作岗位的关键用户2人；此外，在全公司范围的信息化应用考核中，还作出了严厉的经济罚款。

　　这仅仅是郑铁腕实施信息化的一个例证。

　　2001年10月，这位常把“惟一不变的是变化”作为口头禅挂在嘴边的民营企业家，决定引进德国SAP公司的ERP软件。这个举动在今天看来或许不算冒险，但是考虑到当时是2001年，外部竞争环境恶劣，内部厂区建设和产能扩充均亟需注资，万余名员工尚无人通晓ERP为何物，投资3000万元启动一个据称“成功率仅为20%”的项目，是需要勇气的。

　　郑的这项决定及其此后在企业信息化领域开展的一系列变革创新，使他在2005年初被评为上年度国内“十大最具远见的信息化领导者”之一；奥克斯集团则跻身“中国信息化21家标杆企业”和“中国企业信息化500强”，并荣获“最佳企业资源规划（ERP）应用奖”、“最佳办公自动化（OA）应用奖” 、“最佳产品数据管理（PDM）应用奖”……由“国家信息化测评中心”等专业权威机构颁发的这些奖项，带着业界的敬意。

　　就在奥克斯集团上马信息化四年之后，人们蓦然发现，当初舆论对民企“上ERP是找死，不上ERP是等死”的评价，似乎是谬以千里。

　　信息化，也可以很“傻瓜”

　　信息化管理工具，一定是天才的造物，绝非庸人的杂耍。

　　因此，中国企业在实施信息化中多以失败告终。据统计，面对信息化这匹高科技的“烈马”，80%的“骑手”都驾御乏术、纷纷落马。而奥克斯在启动办公自动化系统（OA）之初，集团董事长郑坚江一句“要连傻瓜都能用”的指令，成为其企业信息管理部门编制、改造信息化应用软件的最高指示，结果毕数年之功，终于将OA “驯化”得“没了脾气”，使之变成一种真正“容易上手、不易出错”的现代化管理工具。

　　在奥克斯的OA系统里，公司的日常工作事务和业务资讯，被奥克斯逐一细化分解为文件审批、合理化建议、行政事务、采购价格审批、财务报销、付款审批、共享平台等共20余大类80多个模块，设计成不同的模块后放置在OA主界面上。员工需要做的，只是点击进入，即可在相应模块中完成诸如任务分配、文件阅知、报告批复、信息报送、各类财务信息申报、邮件传递等一应工作。

　　仅凭这一点，当然不足以被称之为“傻瓜型”；奥克斯办公自动化系统（OA）操作平台简明易学的主要秘密，源于它的2大特色——“表单式”和“提示式”。

　　4年前，当郑坚江发出“减少制度文件”的呼吁时，他的很多员工都不会想到，这四个字今后将深刻地改变他们的工作方式。到目前，举凡会议纪要、差旅费报销、价格审批等原本需要用大段文字说明并解释其流程、细则及注意点的众多规章制度，已全部改以表单形式出现在OA各大模块中；而相形地，其他大企业惯有的“文山”般的文件通知，在奥克斯却被尽可能地减少和压缩。

　　员工们最能直接地感受到因这种变化带来的极大便捷，他们反映：“在‘制度文件化’时代，不仅写制度的人累，难以解释清楚；而且看制度的人也累，难以领会透彻；‘制度表单化’就不一样啦——直觉明瞭、易于执行。”

　　为使OA上这些表单的填写更其简易和准确，除表单本身在相应位置注释了简要的填写说明外，当员工在漏填或误填时，系统还会自动跳出对话框予以提示。譬如，一份来自下属的请示报告，在领导拟不同意的情况下，系统已设定在退回提交人时必须签署不同意理由；因此，若该领导在审批时仅确认“不同意”的选项而试图直接退件，系统即会提示“请填写退回理由”；除非遵嘱办理，否则该退回意见就无法发送成功。

　　这种“提示式”的设计理念，进一步降低了员工对OA的畏难感。当他们发现这些高科技工具在使用时其实并不复杂，相反还特别地好用，且从中体会到高效、便捷等优点后，就会主动地以信息化思维去经营和管理企业。当此时，推行信息化的阻力也就迎刃而解了。

　　“效率专家”制造“效率工具”

　　高效是信息化的精髓和终极目的，奥克斯郑坚江以自己的方式表现出对效率这一概念的深刻理解。

　　在奥克斯的OA中，几乎每一次设计的改良和进步，背后都体现着郑坚江在其企业内倡导的 “以提高效率为中心的企业风格”。很小的一个例子是，在其目前的所有模块中，最常用的是待办中心、下发文件和私有信箱；起初，它们被散布在主页的各处。对此大家都安之若素，没人觉得有什么不妥。

　　直到有一天，信息管理部突然接到董事长的亲自指令，要求将上述三个模块的位置集中并一起移至最醒目的主页面下方。经此改良，员工们发现再使用这些常用模块时，已无须再费力地东找西寻了；而且鼠标摆动的幅度变小，操作起来甚为得心应手。这样的小细节，其作用却显然不应被轻估，据信息管理部技术人员分析，“（常用模块）位置没有集中之前，要在20余大类模块中找到它们还真有点费劲。以每位员工日均浪费1分钟计算， 1年就寓意着有2万多天的时间被白白浪费了。”

　　连“私有信箱”中邮件主题该如何表述，也有规定。这是因为最早的时候，常有些服务意识不强的员工，在邮件主题上仅简单地加注“来信”、“报告”、“资料”等字样，甚至干脆空白；殊不知这样给收件人造成极大的麻烦——由于不能光凭主题就约摸知晓邮件的大概内容，所以根本无法分辨重要度，只能逐一打开阅读。在发现这一问题后，郑就要求员工必须在主题上写明简要内容，以提高收件人处理函件的效率。在其亲自指示下，最近在打开“私有信箱”时，系统即会自动提示“新建邮件时，务请写明主题”。

　　而最能反映奥克斯惜时如金精神的，莫过于它的效率考核机制。在该企业，举凡工作任务、上级指令以及会议纪要中给责任人下达的任务，都无一例外地规定了工作完成时间；不独如此，下属报给上级的报告，上级也必须在规定的时间里完成批复。如若延误或提前，按一天20元的标准，由系统自动生成罚单或奖励单。

　　更有甚者，对于管理干部，如其已在住处安装VPN或是由公司配备了笔记本电脑，则即使是在单休日、双休日和法定节假日，也被计作考核时间，规定不得顺延；而且，考核时间精确到分钟，例如，起始时间为2005-10-12 的15:00、考核时间为2天的审批单，如果在2005-10-14 的15:01后完成，则会被考核。因此，常有在外出差的奥克斯员工因入住的宾馆无法上网、就抱着笔记本电脑沿街找网吧的故事发生。如商用空调事业部总经理吴方亮一次在某偏远的县城出差，从客户处出来已近晚上24点，但他还是先打车到一街头网吧批阅完所有的文件。等他回到镇上那家设施落后的小宾馆休息时，已是凌晨2点多。

　　电力产品事业部总经理崔洪艺对此的体会是，如果不及时进行网上办公，罚款事小，影响效率事大。因此，多年来他一直形成了这么一个习惯：每天临睡前，都要打开电脑查阅一下“待办中心”，以便将当天所有的报告查阅并处理完毕；尤其是在出差期间，晚上即使再累，也决不把待办的工作“放过夜”。于他而言，已习惯了这一种无缝隙的连续工作方式。

　　也因此，被外界称作“效率专家”的郑坚江，用信息化工具在他的企业内培养、造就了更多的“效率专家”。起始，这些干部和员工的高效率或许是被信息化“逼”出来的，但久而久之，也就潜移默化地转变成了个人的工作风格和共有的企业文化。

　　用“工具”管人

　　奥克斯常自豪于它的效率文化，因为在它趋于刚性的企业文化中，对效率和速度近乎着迷般的追求，促使其员工的执行力及办事效率明显地优于它的竞争者。

　　欲诠释和强化这种公司文化，郑坚江认为，信息化无疑是最好的工具。他一贯提倡“用工具管人”，理由是，“人管人”的传统模式“不仅管的人会很累，而且管理成本特别高”；相形之下，显然信息化管理工具就好多了，系统不仅不会像人那样有惰性和出现疲态，更重要的是，它能将奥克斯推行的“三讲”——“讲承诺、讲依据、讲对比”反映并体现出来。

　　他的员工很容易就举出例证来：“讲承诺”——所有的工作任务都有承诺完成时间；“讲依据”——在处理价格审批单时，有保存在系统内的历史数据可供参考，此外，每位员工个人的能力水平和绩效表现也均记录在案；“讲对比”——各公司、各部门乃至每位员工在任何一时间段内的奖罚情况、合理化建议的报送和采用情况、质量损失情况等数据，都可直观地与其他公司（部门、个人）或自身在另一时间段的记录进行比较，查找差距。

　　当这些流程被不断简化、优化，最终在系统内得以固化之后，它就能不走样地被“复制”和“转移”。因此，奥克斯南昌工业园自去年底启用以来，由于照单“接收”了一整套信息化管理系统，在极短的时间内，该基地的经营理念和管理手段就与宁波总部实现顺利“对接”，显现了极好的推行和贯彻效果。

　　同样显著的成效，还表现在成本控制领域。你很难想象像奥克斯这样年营收过百亿的大企业，去年1年的用纸量仅为1.2吨，而且大部分为对外的联系公文及标书；由于内部所有文件传递全部走OA系统，中国企业界呼吁了多年的“无纸化办公”，却早已在这家浙籍民企内部得以真正实现。其信息管理部工作人员为记者算了一笔账：近4年来，奥克斯集团下发的175余万份文件，按每份平均3页、发放5个部门，每张纸的成本价0.15元来计算，仅此一项，就节约了390余万元，并因此每年减少文员的人工费支出300余万元。

　　如果这还不够令人惊讶，那么还有一个令人惊讶的事实是，在该企业内部，去年年底前，平均每月用于国际、国内长途电话的话费支出均不下20万元，但各部门应用了Skype等即时通讯软件后，每月至少省下话费13万元。亲自下令在全公司、各驻外机构、商业伙伴中推广使用Skype的郑坚江，深谙依靠科技进步和善用“工具”带来的现代节约之道。

　　“许多企业为什么做不大，或是做到一定阶段即止步不前甚至走向死亡？其主要原因是管理的问题；而管理的核心是需要管理工具——信息化。”这番话是郑在对国际、国内众多企业的“大败局”进行分析后得出的结论，该结论决定着目前奥克斯集团对信息化的强势推行力度和明晰实施方向。

　　反对“惟信息化论”

　　对于奥克斯的信息化，还有一个成功的原因也是众人的共识——全员化的学习能力。

　　董事长郑坚江强烈的求知欲及勤于钻研的学习态度，对他的员工无疑是个示范。有一阵子，走进其办公室，会发现正对着写字台的墙上挂着一幅五笔字型的字根表。原来，这是他为快速记住字根、提高电脑打字能力的一个学习“诀窍”。到现在，据接近郑的人士透露，“老板的打字速度，平均每分钟35个”。

　　经常随同其出差的某事业部高层也告诉记者，郑坚江走到哪里，不管多晚，一有时间就打开OA系统边用边琢磨，“几乎着了迷”，同时还不断将改良意见通过“私有信箱”或手机短信发给信息管理部负责人。在后者的收件记录里，记者看到这些指示多在深夜甚至凌晨时分发出，最多的时候，一天里有10余条。

　　尽管身为奥克斯集团的CIO，但当提到董事长郑坚江时，这位集团信息管理部负责人还是由衷地称其为“信息化的实战专家”。他并透露，“最近老板对PLM（产品生命周期管理系统）尤感兴趣”，而且令他大感叹服的是，“一般人需要花半个月左右时间才能熟练操作的PLM，老板仅过4天就可熟练操作啦”，而且，“在董事长亲抓PLM两个月不到时间里，有效项目、有效BOM和有效文档，已分别在原来花近2年时间才创建5份、87份、569份之基础上，新增了25份、63份和455份，进展神速！”

　　律己极严的郑坚江，对员工同样要求严格：为使他们不致在企业的信息化改造中“掉队”，他指示发起了一浪高过一浪的信息化学习热潮。即在9、10两个月里，奥克斯就先后在整个集团科长级以上干部中举行了OA理论和实践操作考试。对于那些虽经培训仍在打字速度、信息化应用能力等方面达不到要求的干部及员工，处罚从重从严。

　　当OA达到“人皆会用”之程度的时候，企业开展了一场大规模的减员运动。被裁人员多为部门文员及财务人员，原因是：前者的工作性质几与秘书无异，不外乎是从事发送报告、报销费用等后勤事务；而后者的主要工作，是财务数据的手工填写和统计。而在上司们能够自己熟练使用OA以及全部财务数据直接交由系统管理后，他们顿时变成“冗员”，期间被分流、转岗以及淘汰的这部分员工多达500人次。

　　另一组足以说明问题的数据是：在应用ERP后，奥克斯财务记帐效率从15天提高到2天，外贸订单的生产周期已从原来的17天缩短为11天；而PLM的应用，不仅使新品进入市场的时间加快15%～30%、生产率提高20%～30%，而且降低开发成本10%～20%、降低制造成本10%，节省直接材料成本5%～10%，降低用于质量保证方面的费用15%～20%……信息化给奥克斯带来的，都是这样看得见、摸得着、可量化的成效，而这些成效在其企业经营的各个环节都得到了显著的体现。

　　据了解，经过4年的发展和建设，奥克斯集团在信息化领域的投资已累计达到6000万元。截止目前，它先后引入了ERP（企业资源计划）、OA（办公自动化）、PLM（产品全生命周期管理）、EHR（人力资源管理）、CRM（客户关系管理）、渠道管理、电子商务采购平台、资金管理、设备资产管理、标准全文数据库、Pro/E、CAPP等多个国际高端系统和软件；同时，自主开发了车费结算系统、计量器具管理系统、巡回检查系统、工资管理程序等20余种辅助系统。郑坚江的一句名言就是——“只要你能想得到，信息化就能做得到”。

　　许多人可能会据此认为奥克斯是信息化的“迷信分子”，其实大谬不然。最近，该集团下属通讯事业部的精工塑件分厂负责人向郑坚江汇报说，目前在其所在分厂操作ERP难度很大。董事长随即一方面亲自下车间了解具体原因，一方面通过自身关系了解国内几大模具制造商的信息化使用情况，并让信息管理部组织人员对其ERP使用情况进行认证。很快地，就发现由于模具产品有其特殊性，表现为生产周期长、每单产品差异性明显等，如每日向系统填入数据并进行维护，效率反而较为低下；因此，董事长听取信息管理部的评估报告和建议后，同意暂时在保留财务、成本两大模块及简单的入库操作外，取消生产及一部分物料模块，以提高生产效率。受此启发，他并提出了“不能为信息化而信息化、须结合实际”等新观点。

　　同样的例子还有纸张的使用。与“无纸化办公”看似相悖的是，最近郑坚江董事长提出“用纸越少越好，但必要的用纸不可少”，在近距离办公中，又部分地恢复了纸张的使用。这是因为，每当开会、汇报、举证及讨论工作时，员工如事先不准备相关纸质资料，就不仅在频繁打开电脑中浪费宝贵时间，而且由于查找电子文档的便捷度远不如纸质文档，效率反而大为降低。对此，郑坚江有贴切的比喻：“这就好比是在打仗时，距离远的用导弹，距离近的用大炮，距离再近用刺刀一样的道理”。

　　这位奥克斯的领军人物的经验告诉人们，在一个企业中，领导人物的创新、学习能力和权威性有助于正确抉择的贯彻，尤其是像信息化系统这样的工程。这是一个人人都知道，但是却少有人能做到的前提。因此，在中国民企对于实施信息化普遍存在的悲观情绪和业界关于“民企一上ERP就死”的谶语面前，奥克斯不仅从来不曾迷失，而且在不断“深耕”、“细作”中呈现出了它最优美的身姿。

　　冯洪江，职业经理人、营销管理专家、财经作家，长期从事企业管理、品牌策划、新闻公关和企业文化建设与宣传。在公司治理、人力资源管理、营销管理等领域均有独特的见解和卓越革新。现任多家国内财经类媒体及专业营销管理网站的特约撰稿人及专栏作家。